A medida faz parte de uma série de inovações em estudo pelo órgão. Até agora, as provas documentais eram apresentadas por meio de processos administrativos, e o contribuinte tinha que se dirigir a um centro de atendimento do Fisco. Muitas vezes, era obrigado a aguardar uma intimação para apresentar os documentos.
“Estamos desenvolvendo uma interface para o contribuinte chamar uma aplicação e enviar os comprovantes justificando as pendências que o Fisco identificou. Ou seja, vai se abrir na internet um e-Processo [processo eletrônico], e ele vai fazer a juntada dos documentos digitalizados diretamente de casa ou do escritório”, explica o subsecretário de Arrecadação e Atendimento da Receita Federal, Carlos Roberto Occaso.
Outra ferramenta que está em fase de ajustes e será usada em um projeto-piloto na unidade da Receita Federal em São Paulo é o atendimento virtual para pessoas físicas, com a possibilidade de chat (bate-papo online) para alguns serviços.
Se houver necessidade de abrir um processo eletrônico, o atendente orientará a pessoa na hora sobre os documentos que precisam ser anexados ou sobre retificações, por exemplo. Neste caso, informa Occaso, a Receita espera implantar o serviço ainda neste ano. “A ferramenta está pronta e homologada. Estamos apenas ajustando as equipes para divulgar o serviço.”
Redução de papel
A Receita estima que o sistema e-Processo gerencia atualmente o fluxo de aproximadamente de 8 milhões de processos e dossiês com mais de 65 milhões de documentos, provocando uma economia relevante, com a redução do consumo de papel e dos gastos com impressão, custo de malote, aquisição de móveis, compra ou locação de impressoras e também de imóveis para armazenamento dos processos em papel, além da eliminação dos custos de restituição em função de extravios.
Existe, porém, uma certa dificuldade para mensurar a economia proveniente da substituição do papel pela imagem, que é complexa, pois, segundo o Fisco, envolve vários aspectos de custo. O número de usuários internos é de aproximadamente 27 mil lotados na Receita, no Carf e na Procuradoria Geral da Fazenda Nacional.
“Só para ter uma ideia: temos um espaço de armazenamento com imagens que chega a 64 milhões de megabytes. Temos também a questão da segurança. Não existe risco de alguém tirar uma folha sequer do processo sem ninguém saber. Para retirar qualquer parte, é preciso fazer um termo justificado, e o documento retirado fica em uma base. Além de tudo ser registrado, como o nome a hora, etc”, informa o coordenador-geral de Arrecadação e Cobrança, João Paulo Martins da Silva.
Quase 870 mil páginas
Para dimensionar a economia da Receita com o e-Processo, Occaso e João Paulo Martins citaram como exemplo um processo administrativo fiscal digital de 2012, que tem as seguintes características: 41,2 gigabytes, 869.462 páginas e 5.543 documentos. Para sua apreciação, houve a necessidade de seis movimentações do processo entre unidades do Fisco, sendo duas movimentações (ida e volta) para realização de uma diligência.
Se esse processo fosse em papel, conteria 4.348 volumes de 200 folhas. Considerando o peso médio por volume de 1 quilo, o processo pesaria 4.348 quilo. Isto significa que, para transportar o processo, seria necessário, no mínimo, um furgão com capacidade para suportar 4,4 toneladas de papel.
Além disso, somente as seis movimentações entre unidades, que, no caso desse processo, encontravam-se em estados diferentes, com malotes dos Correios, custariam R$ 588.284,40. Conforme levantamento feito em empresas gráficas, com a impressão, ao custo de R$ 0,14 por página, o gasto totalizaria R$ 121.724,68. Com esses cálculos, os técnicos estimam que a economia proporcionada pelo e-Processo no controle deste único processo seria de R$ 710.009,08.
(com Agência Brasil)